Betyr manglende svar at de ikke kommer?

Som regel ikke. Det vanligste er at invitasjonen ble lest på et ubeleilig tidspunkt og at svaret ble utsatt. Følg opp én gang før du konkluderer.

Hvor lenge bør jeg vente før jeg purrer?

Tre til fire dager etter invitasjonen er passe. Da er den fortsatt fersk nok til å huskes, og du er tidlig nok ute til at du rekker en runde til før fristen.

Bør jeg ringe dem som ikke svarer?

En telefon fungerer, men spar den til de siste én eller to familiene rett før du må booke. En kort direkte melding der du sier at du må melde antall i morgen, løser som regel resten.

Hvor mange ekstra bør jeg regne med?

Det avhenger av hva et ekstra barn koster og hva stedet tåler, ikke av en prosent. Spør om siste endringsfrist og pris per barn, og la de to tallene bestemme marginen din.

Hvor mange svarer på bursdagsinvitasjonen?

Det korte svaret er at det ikke finnes noe pålitelig tall å slå opp. Ingen fører offisiell statistikk over svarprosent i norske barnebursdager, og enhver prosent du finner på nett er som regel gjettet. Det nyttige spørsmålet er derfor et annet: hva gjør du når svarene ikke kommer inn, og hvordan booker du uten å vite det endelige antallet?

Hvorfor det ikke finnes et tall

Svarprosenten avhenger av ting som varierer fra bursdag til bursdag: hvordan invitasjonen ble sendt, om det var en frist, om det var lett å svare, hvor godt foreldrene kjenner hverandre, og hvor i året det er. En invitasjon i en gruppechat uten frist og en invitasjon med egen svarlenke og en dato oppfører seg helt forskjellig. Derfor er det ærlige svaret at du ikke kan planlegge etter en prosent — du må planlegge etter en fremgangsmåte.

Stillhet betyr sjelden nei

Dette er den viktigste tolkningen, og den de fleste bommer på. En forelder som ikke har svart har som oftest ikke bestemt seg for å la være å komme. De har lest invitasjonen på et ubeleilig tidspunkt og utsatt svaret. Behandler du stillhet som et nei, ender du med å bestille for lite. Behandler du det som «ikke ennå», gjør du det riktige: du følger opp én gang, og planlegger med margin.

Slik regner du realistisk

Ta utgangspunkt i de bekreftede ja-svarene, og legg til en liten margin for de som ikke har svart. Hvor stor marginen bør være avgjøres av hva et ekstra barn koster deg, ikke av en prosent: er marginalkostnaden lav, som hjemme, kan du være romslig. Betaler du per barn i et lekeland, spør hva siste frist for å endre antall er, og bruk den datoen som din egentlige svarfrist.

Slik får du andelen opp

Tre grep gjør mest forskjell, og de handler alle om friksjon. Send invitasjonen direkte til én forelder i stedet for til en gruppe. Gjør svaret til ett trykk, ikke til en melding de må formulere. Og sett en frist med en grunn, som at du må melde antall til lokalet. Legg til én vennlig påminnelse noen dager etter, så har du gjort det som faktisk er i din makt.

Når du må booke før alle har svart

Det skjer nesten alltid. Spør stedet om tre ting når du bestiller: siste frist for å endre antall, hva et ekstra barn koster, og om du får igjen penger for et barn som ikke kommer. Svarene forteller deg om du skal booke lavt og oppjustere, eller høyt og ha luft. De fleste steder tar lettere imot et ekstra barn enn de refunderer en ubrukt plass, og da er en liten margin det tryggeste valget.